Un déménagement d’entreprise se prépare en moyenne six mois à l’avance. L’objectif est de reprendre l’activité dès le premier jour ouvré dans les nouveaux locaux. Pour y parvenir, il faut un responsable de projet, des référents par service, un inventaire poste par poste et un transfert réalisé en dehors des heures de travail, souvent le vendredi soir et le samedi.
L’essentiel
- Six mois avant : cadrer le projet et respecter le préavis du bail.
- Trois mois avant : choisir le déménageur et nommer des référents par service.
- Un mois avant : trier, archiver, préparer le transfert informatique.
- Le jour J : étiquetage par poste et plan d’implantation affiché dans les nouveaux locaux.
Le rétroplanning
| Échéance | Actions |
|---|---|
| 6 mois avant | Cadrage du projet, budget, résiliation du bail en respectant le préavis |
| 3 mois avant | Devis, choix du déménageur, référents par service, information des équipes et du CSE au-delà de 50 salariés |
| 1 mois avant | Tri, archivage, plan d’implantation, préparation du transfert informatique et des sauvegardes |
| 10 jours avant | Vérification des accès aux deux bâtiments : ascenseurs, quais, stationnement |
| Jour J | Transfert hors horaires de travail, réinstallation poste par poste |
L’inventaire et l’étiquetage par poste
C’est la clé d’une réinstallation rapide. Chaque poste reçoit un numéro, reporté sur le plan des nouveaux locaux. Cartons, sièges, caissons et matériel portent le même numéro. À l’arrivée, l’équipe dépose chaque élément à sa place sans avoir à demander. Les archives, le matériel commun et les objets de valeur font l’objet d’un inventaire distinct.
L’informatique, le point le plus sensible
Sauvegardes vérifiées avant le départ, débranchement et rebranchement repérés, serveurs transportés à part et à plat : l’informatique se prépare avec votre prestataire, en lien avec le déménageur. C’est elle qui décide souvent du délai de reprise d’activité.
Déménager le week-end
Intervenir le vendredi soir et le samedi permet souvent de reprendre le lundi matin. Gardez en tête que les poids lourds de plus de 7,5 tonnes sont interdits de circulation du samedi 22 h au dimanche 22 h ; une dérogation existe pour les déménagements de bureaux en milieu urbain, à vérifier selon la situation.
Notre conseil : désignez une seule personne chargée de répondre aux questions de l’équipe de déménagement le jour J. Les hésitations sur place coûtent plus cher que n’importe quel imprévu matériel.
Ce qui fait le budget
Le prix d’un transfert de bureaux dépend du volume, du nombre de postes, des accès dans les deux bâtiments, du jour d’intervention et des prestations demandées : fourniture de cartons, démontage et remontage du mobilier, protection des parties communes, stockage temporaire. Une visite des deux sites reste la meilleure façon d’obtenir un devis juste ; elle permet aussi de repérer les contraintes, comme un ascenseur trop petit ou un accès livraison limité dans le temps.
Objets de valeur et œuvres
Œuvres accrochées dans les bureaux, mobilier design, maquettes, matériel fragile : ces objets demandent un emballage spécifique. Nous appliquons à ces pièces le même soin qu’aux œuvres que nous transportons pour les galeries, avec un emballage adapté.
Questions fréquentes
Combien de temps dure un déménagement de bureaux ?
Cela dépend du volume et des accès. Pour une PME, un transfert sur un week-end suffit souvent ; les grandes structures procèdent par étages ou par services.
Faut-il informer les salariés longtemps à l’avance ?
Oui, dès que la décision est prise. Au-delà de 50 salariés, le CSE doit être associé au projet.
Qui débranche et rebranche les ordinateurs ?
Généralement le prestataire informatique, en coordination avec le déménageur qui se charge du transport et de la protection du matériel.
Nous organisons les transferts de bureaux en Île-de-France et en France. Voir notre page déménagement ou demander un devis.
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